COMPTE RENDU REUNION N° 3

Le 14-11-2013,

Dans la salle des institutrices, école du groez-ven, 19h30

Présents :

Laura Feliciani / Delphine Le Corre / Delphine Le Roux

Marlène Flahat / Magali Guivarch / Karine Ouvrard 

Cette reunion fait partie des réunions mensuelles organisées par l’association afin de faire le point sur les évènements en cours, choisir et préparer les évènements à venir.

1. INSCRIPTION DU BUREAU A LA SOUS-PREFECTURE

Le dossier complet est rempli et sera à déposer à la sous-préfecture de Lorient dans la semaine, par Laura Feliciani. LES STATUS SONT A METTRE A JOUR ET A SIGNER.

2. CHANGEMENT DE NOMS POUR LE DOSSIER DE LA POSTE (signature des chèques)

Le dossier est rempli par Laura Feliciani (présidente) et Delphine Le Roux (trésorière) et sera envoyé par courrier à Nantes dans la semaine, par Laura Feliciani. DOSSIER ENVOYE

3. PREPARATION ET ORGANISATION DU REPAS D’ACCUEIL

Nombre de tables réservés à la mairie : 40. Les 30 tables dépliantes sont dans la salle et les 10 tables sur tréteaux seront déposées à la salle par les services technique de la ville. Les chaises sont dans la salle. Le foot nous donne des tables.

Décoration de la salle : ballons à gonfler, nappes et serviettes sur le thème de la Bretagne si possible. Pas de musique.

Jeux à prévoir : différents jeux à louer à la ludothèque de Ploemel. KARINE PASSE LES RESERVER ET RECUPERER

Coupons à distribuer à l’entrée pour les boissons (cidre) du repas : récupération des coupons « APERITIF ». Quantité : 78 coupons. Pour le café il n’y aura pas besoin de coupon.

Nombre d’inscriptions : 78 adultes et 58 enfants.

LISTE DE COURSES :

Nappes en papier (à acheter, quantité à définir)

Touilleurs pour café (OK)

Serviettes en papier (à acheter, quantité à définir)

Gobelets en plastique 20cl (à acheter, quantité à définir)

Café (1sachet = 40 cafés) (2 sachets à acheter)

2 percos (un de l’asso et l’autre à demander au foot)

Sucre (OK)

Cidre (1bouteille par famille + bar) (à acheter, quantité à définir)

Eau (27 bouteilles disponibles) (à acheter, quantité à définir)

Ricard (OK)

Sirop (à acheter, quantité à définir)

Pétillant (9 bouteilles disponibles) (à acheter, 10 bouteilles)

Jus d’orange (25 bouteilles disponibles) (à acheter, quantité à définir)

Jus de pomme (à acheter, quantité à définir)

Coca-cola (à acheter, 24 bouteilles)

The (OK)

Gâteaux apéro (à acheter, quantité à définir)

Bières (à acheter, 3 paquets de 24 bouteilles)

Sac poubelles (OK)

Citrouille (voir avec le voisinage)

Brouette (OK)

Bon à gagner (remboursement en liquide de 2 repas adultes)

Livre d’or (OK)

Livre des pesées (OK) 50 centimes la pesé

COURSES A FAIRE LE MARDI 19 NOVEMBRE (Delphine, Delphine et Karine)

Les boissons sont déjà achetés en partie (bière, coca)

4. MARCHE DE NOEL

Devis pour tartiflette (OK chez le boucher de ploemel) 4.70 LA PART

Devis pour pain d’épice (OK chez le monsieur d’erdeven) 4.50 PIECE

Prévoir la vente de bonbons (bonbons + sachets) A ACHETER

Prévoir la vente de Crêpes. (OK, Magali)

Prévoir la vente de Gaufres. (OK, Laura)

Prévoir la vente de vin chaud. (OK)

ART FLORALE : déposer les objets pour la déco à l’école. (Une partie de la déco disponible dans l’armoire de l’amicale et dans le grenier, voir Inventaire)

5. DEVIS EN COURS

Galettes de rois (OK : lorient, erdeven. OK : boulangerie de ploemel)

Brioches etc. (OK : erdeven, boulangerie de ploemel)

Pain d’épice (OK : erdeven, boulangerie de ploemel)

6. VENTE DES BRIOCHES DE ROI (la boulangerie nous fait gouter une brioche offerte)

Brioches (le fournil de ploemel : 2.70 la brioche)

7. MOT POUR LES BENEVOLES

Fait par Marlène. OK à déposer avant la fin de semaine.

Prochaine réunion :

Mardi 26 novembre 2013 à 20h00, école du groez-ven.

Objet de la réunion : organisation du marché de noël (les bénévoles sont conviés à la reunion)

Prochaine manifestation :

Vendredi 13 decembre 2013 à 18h00, école du groez-ven.

MARCHE DE NOEL